Zehn goldene Regeln für KI im Büro

Künstliche Intelligenz-Tools (KI) wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini & Co. verändern den kaufmännischen Alltag rasant. KI im Büro schreibt E-Mails, analysiert Daten und liefert Ideen auf Knopfdruck. Doch wie nutzt man diese Tools so, dass sie einen wirklich weiterbringen, sicher und regelkonform?

Mit den zehn goldenen Regeln für den Umgang mit KI im Büro hat der Kaufmännische Verband Schweiz ein kurzes Regelwerk geschaffen, das für den Büroalltag vom kaufmännischen Lernenden bis zum CEO angewendet werden kann. 
 
01 Datenschutz ist Ehrensache
Behandeln Sie die KI-Tools wie einen öffentlichen Raum. Daher füttern Sie sie niemals mit Personendaten, vertraulichen Kundendaten oder Geschäftsgeheimnissen. Zudem gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) – die Sicherheit solcher Daten hat somit oberste Priorität.
 
02 Verantwortung bleibt menschlich
Die KI ist eine exzellente Assistentin, aber sie trägt keine Verantwortung. Das Endergebnis Ihrer Arbeit liegt somit immer in Ihrer Hand. Deshalb verlassen Sie sich niemals blind auf einen KI-Vorschlag, sondern treffen Sie die finale Entscheidung selbst.
 
03 Check statt Blindvertrauen
KIs können «halluzinieren» – das heisst, sie erfinden insbesondere Fakten, die täuschend echt klingen. Überprüfen Sie daher Zahlen, Quellen und rechtliche Aussagen immer kritisch, bevor Sie diese in ein Dokument übernehmen.
 
04 Vorsicht vor Vorurteilen
KI-Modelle basieren auf Daten aus der Vergangenheit, die deswegen Vorurteile, sogenannte «Biases», enthalten können. Achten Sie daher darauf, dass die Ergebnisse neutral, fair und diskriminierungsfrei sind. Hier ist folglich Ihr gesundes Urteilsvermögen gefragt.
 
05 Urheberrechte respektieren
KI-generierte Inhalte sind rechtlich oft eine Grauzone. Seien Sie deshalb vorsichtig beim Kopieren von geschützten Werken und klären Sie daher intern ab, wie KI-Erzeugnisse gekennzeichnet werden müssen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
 
06 Transparenz schafft Vertrauen
Kommunizieren Sie offen, wenn Sie KI zur Erstellung wichtiger Inhalte genutzt haben. Ein ehrlicher Umgang mit dem Tool zeigt zudem Ihre Kompetenz und stärkt das Vertrauen bei Vorgesetzten und Kunden.
 
07 Nutzen Sie nur freigegebene Tools
Experimentieren macht Spass, aber Sicherheit geht vor. Deshalb verwenden Sie im Geschäftsalltag nur die Software und Plattformen, die von Ihrem Unternehmen offiziell autorisiert wurden. So vermeiden Sie etwa Sicherheitslücken.
 
08 Die Kunst des «Promptens»
Ein Ergebnis ist nur so gut wie der Auftrag. Deshalb investieren Sie Zeit in präzise Anweisungen (Prompts). Geben Sie deswegen der KI einen klaren Kontext und Auftrag. Legen Sie die Rolle der KI fest, beispielsweise: «Du bist eine Fachperson für das Thema KI. Dein Ziel: einen informativen Blogbeitrag zum Thema «Prompten». Deine Zielgruppe: Kaufmännische Lernende in der Schweiz». Je genauer Ihre Anforderungen, desto besser sind die Ergebnisse. Mehr zum Thema «Prompts» verraten wir zusätzlich im Artikel «Diese 10 praktischen Prompt-Tipps führen zu besseren Arbeitsergebnissen».
 
09 Nicht abhängen lassen
Die Entwicklung der KI ist rasant. Daher nutzen Sie die Tools regelmässig, besuchen Sie Webinare und tauschen Sie sich zusätzlich mit Ihren Kollegen und Kolleginnen aus. Die Fähigkeit, KI sinnvoll einzusetzen, wird folglich zu einer der wichtigsten Kompetenzen im kaufmännischen Bereich.
 
10 Wissen teilen im Team
KI ist kein Geheimwerkzeug für Einzelkämpfer:innen. Teilen Sie Ihre besten Prompts und Erfahrungen mit Ihren Arbeitskollegen und -kolleginnen und Lernenden. Gemeinsam lernt es sich schneller und das ganze Team profitiert von der Effizienzsteigerung.

Hinweis: Dieser Text ist ein Auszug aus einem Artikel des Kaufmännischen Verbands Schweiz. Den vollständigen Artikel finden Sie auf der Website kfmv.ch oder hier.